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Was Toyota Ihnen über moderne IT beibringen kann

Michael DeVito
16. September 2015

In einem aktuellen Artikel für Harvard Business Review stellt der Risikokapitalgeber Maxwell Wessel eine interessante Idee vor: dass die Automobilindustrie viel vom Cloud Computing lernen kann.

Wessel stellt fest, dass die neuen Transportanbieter von heute wie Uber und Zipcar unsere Beziehung zu Autos verändern, und glaubt, dass einige der Faktoren, die den Wandel in der IT vorangetrieben haben, den Weg in die Zukunft des Transports weisen könnten. So wie das Mieten von IT-Infrastruktur über die Cloud fast immer günstiger ist als der Besitz, könnte auch das Mieten von Fahrzeugen bald günstiger sein als der Besitz.

Wessel geht in seinem Artikel ausführlicher darauf ein, aber im Allgemeinen liefert er ein großartiges Beispiel für interdisziplinäres Denken. Es scheint vielleicht nicht so, als hätten die Automobilindustrie und die IT viel gemeinsam, aber es gibt eindeutig Lehren, die man aus beiden ziehen kann.

Wessel brachte uns zum Nachdenken: Könnte die Automobilindustrie denjenigen von uns in der IT etwas beibringen?

Es stellt sich heraus, dass uns die Automobilindustrie einiges über moderne IT beibringen kann. Konkreter können wir uns Kanban, Toyotas Methode der Just-in-Time-Fertigung, ansehen, um daraus Lehren für die Maximierung der IT-Effizienz zu ziehen.

Die Grundlagen von Kanban

In seinem Bestreben, Verschwendung in der Produktion zu vermeiden, begann der japanische Automobilhersteller Toyota in den 1940er Jahren mit der Untersuchung von Supermärkten mit der Idee, Regalbestückungstechniken auf die Fabrikhalle anzuwenden.

Sie stellten fest, dass die Verkäufer ihre Artikel anhand des Lagerbestands ihres Ladens auffüllten und nicht anhand des Vorrats ihres Lieferanten. Sie stellten auch fest, dass die meisten Kunden das kauften, was sie brauchten, und zwar dann, wenn sie es brauchten. Kurz gesagt, sie stellten fest, dass Supermärkte die Lagerbestände an den tatsächlichen Verbrauch anpassten.

Im Anschluss an ihre Forschung versuchten die Toyota-Ingenieure, ihre Methoden zu überdenken und einen neuen Ansatz zu entwickeln, der den Lagerbestand an die Nachfrage anpasst und höhere Qualitäts- und Durchsatzniveaus erreicht. Heute nutzt Toyota das Just-in-Time-Kanban-System, um die Effizienz zu maximieren. Sie definieren Just-in-Time-Fertigung als die Herstellung „nur dessen, was benötigt wird, wann es benötigt wird und in der benötigten Menge“.

Kanban setzt stark auf Kommunikation durch visuelles Management. Kanban-Karten signalisieren praktisch die Erschöpfung von Produkten, Teilen oder Lagerbeständen. Bei Erhalt löst das Kanban die Wiederauffüllung dieses Produkts, Teils oder Bestands aus. Der Konsum steigert die Nachfrage nach mehr Produktion und Produkte werden nur dann hergestellt oder bestellt, wenn sie benötigt werden.

Ganz allgemein maximieren Just-in-Time-Methoden wie Kanban die Effizienz und reduzieren Abfall. Inspiriert von Supermärkten und umgesetzt in der Automobilherstellung nutzen heute viele Unternehmen die Kanban-Prinzipien, um in diesen Schlüsselbereichen zu helfen.

Die 4 Hauptprinzipien von Kanban

Wie Leankit in seiner Erklärung von Kanban feststellt, hängt Kanban „von der grundlegenden Wahrheit ab, dass man nicht dorthin gelangen kann, wo man hin möchte, ohne vorher zu wissen, wo man steht.“ Kanban lässt sich auf vier Grundprinzipien reduzieren:

Visualisieren Sie die Arbeit
Begrenzen Sie die laufende Arbeit
Konzentrieren Sie sich auf den Fluss
Ständige Verbesserung

Ganz gleich, ob Sie Autos herstellen, einen Supermarkt leiten oder, wie wir hier erklären werden, die IT verwalten, diese vier Prinzipien tragen wesentlich dazu bei, Verschwendung zu minimieren und die Effizienz zu maximieren. Im Folgenden werfen wir einen genaueren Blick auf jedes dieser vier Prinzipien und wie sie auf die moderne IT anwendbar sein könnten.

Prinzip 1: Arbeit visualisieren

Das Ziel von Kanban besteht darin, positive Veränderungen herbeizuführen, um den Arbeitsfluss durch das System zu optimieren. Das beginnt mit der Visualisierung der Arbeit.

Toyota verwendet Kanban-Karten, um die Arbeit zu visualisieren. Karten enthalten Informationen wie den Namen, den Code und den Lagerort des Produkts. Kanban-Karten werden verwendet, um Teile abzurufen und zu kommunizieren, welche Teile verwendet wurden. Diese begannen als physische Karten und haben sich zu „E-Kanban“ entwickelt, das stärker auf digitale Karten setzt.

Da jedes Teil über einen eigenen eindeutigen Code verfügt, kann Toyota Teile und Lagerbestände im gesamten Arbeitsablauf verfolgen und entsprechend anpassen und bestellen. Dies ist auch in anderen Zusammenhängen äußerst nützlich und bildet heute die Grundlage vieler Projektmanagement-Tools.

Das Projektmanagement-Tool Trello ist ein hervorragendes Beispiel für die Visualisierung von Arbeit. Darauf lassen sich Boards (übergreifende Projektgruppen), Listen (Arbeitsschritte) und Karten (einzelne Projekte) erstellen. Für ein Schreibprojekt können Sie beispielsweise Listen mit eingehenden Anfragen, Arbeiten, die gerade geschrieben werden, eingereichten Arbeiten, Arbeiten, die bearbeitet werden, und Arbeiten, die abgeschlossen wurden, haben.

Wenn Sie sich Ihre Listen ansehen, können Sie sehen, wie lange es durchschnittlich dauert, bis ein Inhalt von einer eingehenden Anfrage bis zur Fertigstellung gelangt. Außerdem können Sie zu jedem Zeitpunkt des Prozesses sehen, ob ein großes Backup vorhanden ist. Wenn die Arbeit schnell durch die einzelnen Listen geht, dann aber beispielsweise in der Bearbeitungsphase stecken bleibt, wäre das ein Zeichen dafür, dass Sie ein Problem bei der Bearbeitung haben, um das Sie sich kümmern müssen.

Wie oben erwähnt, können Sie Ihr Ziel nicht erreichen, ohne vorher zu wissen, wo Sie sich befinden. Die Visualisierung der Arbeit zeigt Ihnen genau, wo Sie sich befinden, und gibt Ihnen einen direkten Überblick über den Arbeitsfortschritt.

IT ist oft nicht so linear wie etwa die Automobilfertigung, aber die Visualisierung von Arbeit ist dennoch möglich und nützlich.

Bei der Visualisierung der Arbeit in der IT geht es darum, vor allem zwei Dinge zu identifizieren: welche Ressourcen Ihnen zur Verfügung stehen und wie diese Ressourcen genutzt werden. Wenn Sie ermitteln, welche Ressourcen Ihnen zur Verfügung stehen – von der Bandbreite über den Speicherplatz bis hin zur Cloud-Computing-Leistung – erfahren Sie, was Sie zur Nutzung zur Verfügung haben. Wenn Sie ermitteln, wie und wann diese Ressourcen genutzt werden, erfahren Sie, wie viel Prozent dieser Ressourcen Sie tatsächlich benötigen. Sind Ihre Bandbreitenanforderungen konsistent? Wie viel von Ihrem On-Premise-Serverplatz nutzen Sie? Welche Anwendungen verbrauchen die meisten Ressourcen?

Single-Pane-of-Glass-Überwachungslösungen, die Ihre gesamte IT-Überwachung an einem Ort zusammenfassen, unterstreichen den Nutzen der Visualisierung Ihrer Arbeit. Wenn Ihre Überwachung unzusammenhängend ist, kann es schwierig sein zu sagen, was Sie brauchen oder warum Sie es brauchen. Wenn alles an einem Ort ist, können Sie damit beginnen, herauszufinden, was wirklich notwendig ist.

Obwohl Sie den durch Ihr Netzwerk fließenden Datenverkehr natürlich nicht mit physischen Karten erfassen können, basiert diese Art der Visualisierung auf demselben Prinzip und verfolgt dasselbe allgemeine Ziel.

Prinzip 2: Begrenzen Sie die laufende Arbeit

Wenn weniger Autos unterwegs sind, gibt es weniger Verkehr. Ganz einfach, oder?

Das ist die allgemeine Idee hinter dem wohl wichtigsten Kanban-Prinzip: die Begrenzung der laufenden Arbeiten. Die gleichzeitige Arbeit an mehreren Projekten verlangsamt alles. In der Fertigung verschwendet der Aufgabenwechsel während eines Projekts Zeit und Ressourcen.

Beispielsweise hätte die Produktion von 10.000 Motoren auf einmal wenig Wert, wenn nur 1.000 Lkw benötigt würden. Wenn Projekte just-in-time abgeschlossen werden, geht alles schneller – und es entsteht auch viel weniger Verschwendung durch ungenutzte Lagerbestände.

Leankit bringt es am besten auf den Punkt:

Irgendwann sind wir alle schuldig, mehr Arbeit zu übernehmen, als wir bewältigen können, neue Aufgaben zu beginnen, bevor wir bestehende erledigt haben … und dann zu vergessen, einige davon zu erledigen, oder die Qualität unserer Arbeit zu beeinträchtigen, weil wir von allem überwältigt werden.

Das Festlegen von Grenzwerten für laufende Arbeiten sollte Priorität haben, um die Folgen einer Zeit-, Arbeits- und Ressourcenverschwendung zu vermeiden. So wie Toyota herausfand, dass die Priorisierung einiger Aufgaben gegenüber anderen den Arbeitsablauf verbesserte und die Zeit bis zur Erledigung von Aufgaben verkürzte, können auch andere Unternehmen den Arbeitsablauf verbessern und die Effizienz maximieren, indem sie wichtige Projekte explizit priorisieren.

Auch wenn es sich nicht um eine Eins-zu-eins-Übertragung in die IT handelt, gibt es hier dennoch Lehren zu ziehen. Die meisten IT-Abteilungen wissen, wie schwer es ist, Probleme zu bekämpfen, statt proaktiv voranzuschreiten. IT-Experten stehen ständig unter Druck, alles auf einmal zu erledigen.

Das mag den Anschein erwecken, als würde damit unmittelbare Probleme angegangen, aber es ist viel produktiver, sich auf die wichtigsten Projekte zu konzentrieren. Zeit und Ressourcen nur den wichtigsten Projekten zu widmen und alles andere aufzusparen, bis diese Projekte abgeschlossen sind, bedeutet für die meisten Unternehmen einen gravierenden Richtungswechsel, ganz zu schweigen von ihren IT-Abteilungen. Dies trägt jedoch dazu bei, dass Projekte schneller abgeschlossen werden können, und kann sogar die Qualität der Arbeit verbessern.

Das Schwierigste an der Minimierung laufender Arbeiten ist es, zunächst herauszufinden, welchen Projekten Priorität eingeräumt werden soll. Einige Projekte auszuschließen, um sich auf andere zu konzentrieren, mag kontraproduktiv erscheinen, aber in Wirklichkeit ist es viel effizienter, als zu versuchen, alles auf einmal in Angriff zu nehmen.

Prinzip 3: Konzentrieren Sie sich auf den Fluss

Die Prinzipien drei und vier konzentrieren sich auf den Fluss und die kontinuierliche Verbesserung und bauen auf den Grundlagen der Prinzipien eins und zwei auf.

Wenn Sie die laufenden Arbeiten minimiert und mit der Visualisierung Ihrer gesamten Arbeit begonnen haben, können Sie mit der Arbeit an den Verbesserungsphasen von Kanban beginnen.

Der Fluss ist bei Kanban von entscheidender Bedeutung. Der Sinn und Zweck der Einführung eines Kanban-Systems besteht darin, positive Veränderungen herbeizuführen. Fortschritt ist das A und O. Indem Sie sich ansehen, wie der Wert derzeit durch das System fließt, Problembereiche analysieren, in denen der Wertfluss ins Stocken gerät, und Änderungen definieren und dann umsetzen, können Sie damit beginnen, diese Fortschritte zu erzielen. Nachdem Sie eine Änderung vorgenommen haben, wiederholen Sie den Zyklus – prüfen Sie, ob Ihre Änderung positive oder negative Auswirkungen hatte.

Kanban ist kein „Einstellen und Vergessen“-Prozess; es ist genau das Gegenteil. Der Zweck der Ausführung der ersten beiden Schritte besteht darin, mit der Verwaltung Ihres Arbeitsablaufs zu beginnen und die Effizienz zu verbessern.

In der IT dreht sich alles um die Überwachung, auch wenn Sie nicht zufällig eine Single-Pane-of-Glass-Überwachungslösung verwenden. Sie haben herausgefunden, welche Projekte für Sie am wichtigsten sind, und mit der Arbeit daran begonnen. Sie haben ein System eingerichtet, um zu visualisieren, welche Ressourcen Ihnen zur Verfügung stehen und wie diese genutzt werden. Jetzt können Sie damit beginnen, Wege zu finden, wie Sie verschiedene Ressourcen bereitstellen können, um die Effizienz zu maximieren, und auch ermitteln, wie sich Projekte, an denen Sie arbeiten, auf den Ablauf auswirken können.

Prinzip 4: Kontinuierliche Verbesserung

All das bringt uns zum letzten Prinzip von Kanban: kontinuierliche Verbesserung. Wir haben dies in unserem obigen Abschnitt über die Priorisierung des Flusses angedeutet.

Sobald Ihr Kanban-System eingerichtet ist, wird es zum Grundstein für eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung. Durchfluss messen. Sehen Sie, wie Ressourcen genutzt werden. Sehen Sie, wie lange die Fertigstellung von Projekten dauert. Prüfen Sie, ob Sie die gesamte Bandbreite nutzen, die Ihnen zur Verfügung steht. Sehen Sie, ob die Bereitstellung einer Cloud-Lösung die Wirkung hat, die Sie erwartet haben.

Das Wichtigste, woran Sie sich erinnern sollten, ist, dass Stagnation Ihr Feind ist. Sie möchten einen Fluss und Fortschritt sehen, auch wenn das bedeutet, dass Sie Änderungen vornehmen müssen, die sich als falsche Entscheidung herausgestellt haben.

Das Schöne an einem von Kanban und Just-in-Time-Techniken inspirierten IT-Ansatz ist, dass es sich nicht nur um einen hypothetischen Ansatz handelt – es gibt Lösungen, die dabei helfen, diese Art des Denkens in reale Maßnahmen umzusetzen.

Stellen Sie sich eine hypothetische Situation vor, in der die IT-Infrastruktur eines Unternehmens um ein unternehmenseigenes Rechenzentrum herum aufgebaut wurde. Nachdem das Unternehmen Projekte priorisiert und den Arbeitsablauf visualisiert hat (verfügbare Ressourcen vs. genutzte Ressourcen), gibt es nur noch begrenzte Möglichkeiten, um den Ablauf zu verbessern und letztendlich auf die Maximierung der Effizienz und die Minimierung von Verschwendung hinzuarbeiten.

In jedem Fall wären sie an die Ressourcen gebunden, in die sie investiert hatten – selbst wenn die Nachfrage stieg oder fiel. Darüber hinaus würde das Unternehmen auch gegen den Grundsatz der Minimierung laufender Arbeiten verstoßen. Wie könnte von ihnen erwartet werden, dass sie in ihren Kernkompetenzen hervorragende Leistungen erbringen, wenn sie erhebliche Ressourcen in die Verwaltung ihres Rechenzentrums und ihrer IT-Infrastruktur investieren müssten?

Vergleichen Sie das nun mit einem moderneren Unternehmen, dessen IT-Infrastruktur auf einer Kombination aus On-Premise-, Colocation- und Cloud-Ressourcen basiert. Nach der gleichen Übung der Priorisierung von Projekten und der Visualisierung von Arbeitsabläufen konnte das Unternehmen seine Ressourcen spontan an die aktuelle Nachfrage und die Art der geleisteten Arbeit anpassen.

Sollten sie beispielsweise einen Anstieg der Nachfrage feststellen, könnten sie über Digital Realty DIA die Vorteile stoßfähiger Serviceoptionen nutzen, die eine automatische Skalierbarkeit bieten. Dasselbe gilt auch für andere Ressourcen. Sollte das Unternehmen einen extremen Überschuss an Rechenleistung durch die öffentliche Cloud feststellen, könnte es schnell und einfach nach unten und nach oben skalieren. Flexibilität lässt sich viel einfacher erreichen, wenn Sie nicht an die eigene physische Infrastruktur gebunden sind.

Die zahlreichen Optionen, die ein Rechenzentrumsdienstleister wie Digital Realty bietet, ermöglichen es Ihnen, Ihre IT-Infrastruktur direkt an Ihre Bedürfnisse, Projekte und Abläufe anzupassen – genau wie wir oben beschrieben haben.

Kanban: Effizienz maximieren und Verschwendung minimieren

Sie sind wahrscheinlich kein Autohersteller. Das Gute daran ist, dass Sie kein Experte sein müssen, um mit der bewährten Kanban-Methode die Effizienz zu steigern.

Indem Sie die Arbeit visualisieren, laufende Arbeiten begrenzen, den Fluss priorisieren und auf eine kontinuierliche Verbesserung hinarbeiten, können Sie das Zeitalter der starren, unveränderlichen IT hinter sich lassen und in das Zeitalter der Flexibilität und maximaler Produktivität eintreten. Die Ressourcen, die Ihnen als IT-Experte zur Verfügung stehen, sind nützlicher und flexibler als je zuvor. Wenn wir Hinweise von Toyota und anderen Lean-Herstellern befolgen, können wir, wie sich herausstellt, viel darüber lernen, wie wir diese neuen Fähigkeiten zu unserem Vorteil nutzen können.